Systém identifikace a kontroly klienta (tzv. AML dotazník / AML formulář)

Co je to tzv. systém identifikace a kontroly klienta (tzv. AML dotazník / AML formulář)?

Systém identifikace a kontroly klienta neoddělitelně souvisí s hodnocením rizik. To je povinnou součástí systému vnitřních zásad, což je rozsáhlý soubor interních směrnic, postupů a dalších nástrojů (formuláře, seznamy osob a další), které jednoznačně stanovují přesné AML postupy a procesy pro Vaši společnost a Vaše zaměstnance. AML dotazník představuje faktické provedení opatření a zásad stanovených AML zákonem a systémem vnitřních zásad.

Povinnost vypracovat AML dotazník není sice zákonem č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, v účinném znění (dále také jako „AML zákon“), povinným osobám výslovně uložena, v praxi se však tento způsob zachycení jednotlivých korků identifikace a kontroly klienta často používá. AML zákon totiž stanoví, že povinné osoby musí mimo jiné uchovávat záznamy o veškerých krocích uskutečněných v rámci identifikace a kontroly klienta, včetně informací o případných obtížích souvisejících s těmito kroky, po dobu 10 let od uskutečnění obchodu mimo obchodní vztah nebo od ukončení obchodního vztahu s klientem. Za tímto účelem se zachycování jednotlivých kroků a informací formou strukturovaného písemného záznamu o identifikaci a kontrole klienta, který má zčásti dotazníkovou podobu, v praxi osvědčil.

Náležitosti a obsahové požadavky na systém identifikace a kontroly klienta (tzv. AML dotazník / AML formulář)

Jak vyplývá z AML zákona a metodických pokynů Finančního analytického úřadu, AML dotazník/ AML formulář (záznam o identifikaci a kontrole klienta, záznam o hodnocení rizik) by měl zachycovat přinejmenším:

• identifikační údaje klienta a jiných identifikovaných osob (např. osob jednajících za klienta);
• údaje o totožnosti osob, u nichž je dle AML zákona pouze zjišťována totožnost;
• informaci o tom, zda klient, fyzická osoba jednající za klienta v daném obchodu nebo obchodním vztahu nebo jeho skutečný majitel není politicky exponovanou osobou nebo osobou, vůči níž Česká republika uplatňuje mezinárodní sankce podle zákona o provádění mezinárodních sankcí (č. 69/2006 Sb.), a zda jiná osoba ve vlastnické nebo řídící struktuře klienta, pokud je povinné osobě známa, není osobou, vůči níž Česká republika uplatňuje mezinárodní sankce; 
• zamýšlenou povahu obchodu / obchodního vztahu, pro který se identifikace a kontrola klienta provádí;
• informace ke zdroji peněžních prostředků a jiného majetku použitého v obchodu / obchodním vztahu;
• informace o skutečném majiteli klienta, který je právnickou osobou nebo svěřenským fondem;
• informace dokládající původ majetku klienta, který je politicky exponovanou osobou (PEP);
• hodnocení rizikovosti konkrétního klienta, jeho zařazení do určité rizikové kategorie dle systému vnitřních zásad a zjištěných rizikových faktorů a další související postup;
• datum předchozí a následné (plánované) kontroly klienta.

Systémové řešení: systém identifikace a kontroly klienta (tzv. AML dotazník / AML formulář) od AML solutions

Jak je uvedeno výše, systém identifikace a kontroly klienta, resp. písmený záznam o jejich provedení, přímo vychází z tzv. systému vnitřních zásad, který by měla uplatňovat každá povinná osoba. AML dotazník / AML formulář slouží především k přehlednému zachycení jednotlivých kroků v rámci procesu identifikace a kontroly klienta (včetně hodnocení rizik) a následně mimo jiné i k prokázání splnění povinnosti dle AML zákona povinnou osobou. Obecně se dá říct, že zavedení a důsledné používání AML dotazníku / AML formuláře v praxi povinným osobám významně usnadňuje plnění nejvýznamnějších povinností uložených AML zákonem.

V AML solutions se přípravou profesionálního systému identifikace a kontroly klienta (tzv. AML dotazník / AML formulář) dlouhodobě zabýváme. Soustředíme se zejména subjekty střední velikosti v různých oborech podnikání.

Absence systému identifikace a kontroly klienta – riziko neplnění AML povinností

V případě, že povinná osoba nedisponuje systémem identifikace a kontroly klienta (tzv. AML dotazníkem), významně se zvyšuje riziko, že nebude řádně plnit své AML povinnosti, v důsledku čehož vznikají další sekundární rizika:

• pokuta až do výše 10 000 000 Kč, resp. až 130 000 000 Kč případně zákaz činnosti, při opakovaném nebo závažném porušení,
• podnikání se stává přitažlivé pro „práče peněz“,
• poškození dobrého jména před klienty a obchodními partnery,
• tohoto nedostatku může využít konkurence a upozornit úřady,
• možnost vzniku podezření z napomáhání při tzv. praní peněz (buď úmyslného nebo z nedbalosti), tedy z trestné činnosti,
• obtíže při využívání některých služeb finančních a úvěrových institucí.