Systém vnitřních zásad

Jste-li povinnou osobou podle zákona č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (nebo také „zákon proti praní špinavých peněz“ nebo „AML zákon“), vztahuje se na Vás povinnost opatřit a používat tzv. systém vnitřních zásad, postupů a kontrolních opatření.

Tuto povinnost stanovuje AML zákon ve svém ustanovení § 21. Dle ustanovení § 21a AML zákona musí být součástí systému vnitřních zásad i tzv. hodnocení rizik

Systém vnitřních zásad a hodnocení rizik je souborem všech Vašich AML povinností dle AML zákona s jednoznačně uvedenými návody a postupy, jak jednotlivé AML povinnosti přesně plnit. Jedná se o rozsáhlý „manuál“, který – pokud je kvalitně vypracován a Vaši zaměstnanci jsou řádně vyškoleni a bezpodmínečně se jím řídí – zaručí, že všechny Vaše AML povinnosti v oblasti potírání praní špinavých peněz budou řádně a průkazně splněny.

Co je systém vnitřních zásad?

  • systém vnitřních zásad je dokument interního charakteru, který se nezveřejňuje.

  • systém vnitřních zásad je rozsáhlý soubor interních směrnic, postupů a dalších nástrojů (formuláře, seznamy osob a další), které jednoznačně stanovují přesné AML postupy a procesy pro Vaši společnost a Vaše zaměstnance. Jeho povinnou součástí je taktéž hodnocení rizik.

  • cílem systému vnitřních zásad je zajistit, aby veškeré jednání Vaší společnosti bylo plně v souladu s AML zákonem a aby Vaši klienti nezneužívali Vaše služby či produkty k praní „špinavých peněz“.

  • systém vnitřních zásad je nutno pravidelně aktualizovat a tyto změny oznamovat Finančnímu analytickému úřadu či České národní bance a taktéž o něm a o jeho změnách pravidelně provádět školení zaměstnanců a dalších spolupracujících osob, a to nejméně jedenkrát v průběhu 12 kalendářních měsíců.

Postup při přípravě systému vnitřních zásad:

  1. určení typu povinné osoby u konkrétního subjektu
  2. vypracování hodnocení rizik dle typů produktů a nabízených služeb
  3. návrh a zapracování všech v praxi používaných postupů a procesů v rámci povinné osoby a AML procedur
  4. odeslání systému vnitřních zásad FAÚ či ČNB (stanoví-li tak zákon)
  5. pravidelná aktualizace systému vnitřních zásad a oznámení změny FAÚ či ČNB

Kdo musí písemně zpracovat systém vnitřních zásad?

Typ povinné osobyPísemně zpracovaný systém vnitřních zásad včetně hodnocení rizik
úvěrová instituceANO*
finanční instituceANO*
provozovatel hazardní hryANO*
realitní zprostředkovatel, dražebník, osoba obchodující s nemovitostmiANO*
osoba poskytující služby spočívající v zakládání právnických osob nebo svěřenských fondů, poskytování sídla apod.ANO*
osoba poskytující služby spojené s virtuálním aktivemANO*

*Ledaže v oblastech činnosti dle AML zákona nezaměstnává další osoby ani pro ni nejsou další osoby činné jinak než v základním pracovněprávním vztahu, případně smluvně vykonává činnost podléhající působnosti tohoto zákona pouze pro jednu jinou povinnou osobu.

Kdo a kam musí systém vnitřních zásad ve lhůtě 60 dnů zaslat?

Typ povinné osobyFAÚČNB
Úvěrová instituceX
Platební instituceX
Poskytovatel platebních služeb malého rozsahu (PPSMR)X
Instituce elektronických peněz (EMI)X
Vydavatel elektronických peněz malého rozsahuX
Osoba oprávněná k provádění nebo zprostředkování poštovních služebX
Provozovatel hazardní hryX
SměnárnyX
Pojišťovací zprostředkovatelX
Zprostředkování spoření, leasingu, záruk, úvěrů nebo peněžních půjčekX
Alternativní fond dle § 15 ZISIFX*
Investiční společnostX
Fond kvalifikovaných investorů (FKI)X
Obchodník s cennými papíry (OCP)X
Organizátor trhu s investičními nástrojiX
Penzijní společnostX

*Alternativní fond dle § 15 ZISIF, ačkoli nepodléhá dohledu ČNB, má povinnost jakožto finanční instituce zaslat písemně zpracovaný systém vnitřních zásad ČNB, která jej následně přepošle FAÚ; jedná se pravděpodobně o důsledek chybné transpozice V. AML směrnice

Jaké osoby musí systém vnitřních zásad vypracovat a důsledně používat?

Povinnost vypracovat tzv. systém vnitřních zásad se vztahuje na všechny osoby vyjmenované v § 2 AML zákona – jedná se o tzv. povinné osoby. Jsou to podnikající nebo nepodnikající osoby (fyzické nebo právnické), které jako součást svého podnikání nabízí například následující služby:

  • obchodování s nemovitostmi,
  • poskytování směnárenských služeb,
  • poskytování účetních služeb a daňového poradenství,
  • poskytování platebních služeb,
  • provozování sázkových her v kasinu,
  • obchod s použitím zbožím (včetně autobazarů) nebo přijímání věcí do zástavy,
  • obchod s dluhy nebo pohledávkami,
  • poskytování sídla jiné právnické osobě,
  • zakládání právnických osob za účelem prodeje,
  • poskytování služeb spojených s virtuálním aktivem.

Nejste si jisti, zda jste povinnou osobou a zda se na vás vztahují AML povinnosti? Zjistěte to zde anebo se obraťte na nás!

Některé povinné osoby však nemusí systém vnitřních zásad vypracovat v písemné podobě, nicméně jsou povinny zavést a uplatňovat veškeré postupy k důslednému plnění AML povinností. Praxe však ukázala, že písemné zpracování systému vnitřních zásad je z hlediska plnění AML povinností nejvhodnější.

Povinné náležitosti aneb co by měl kvalitní systém vnitřních zásad obsahovat

Kvalitní a profesionální systém vnitřních zásad by měl především splňovat veškeré obsahové požadavky uvedené v ustanovení § 21 AML zákona a příslušných metodických pokynech Finančního analytického úřadu. Vyjma toho by měl:

  • poskytovat dostatečné a kvalitní nástroje k tomu, aby byla povinná osoba v případě kontroly schopna splnění svých AML povinností náležitě prokázat,
  • obsahovat postupy dle uznávaných standardů (seznam uznávaných standardů publikuje např. FATF, ČNB a FAÚ),
  • být napsán co nejpřesněji a nejsrozumitelněji pro osoby, které ho budou používat (bez nejednoznačných formulací),
  • být dostatečně flexibilní (počítat s fluktuací zaměstnanců, změnami v počtu provozoven apod.), aby jej nebylo potřeba často měnit a následně organizovat školení,
  • být sestaven tak, aby v co nejmenší možné míře zatěžoval klienty a zaměstnance.

Jak a kde obstarat kvalitní systém vnitřních zásad?

Nejvhodnější a zároveň cenově nejvýhodnější je obrátit se na odborníka. V rámci AML solutions připravujeme vysoce kvalitní a profesionální systémy vnitřních zásad pro podnikatele i nepodnikatele na každodenní bázi a v tomto oboru máme bohaté zkušenosti.

Sestavit systém vnitřních zásad není úkol vhodný pro řadové zaměstnance, jelikož tito nemohou disponovat znalostmi a zkušenostmi, které jsou k vypracování systému vnitřních zásad nezbytně nutné:

  • hlubokou znalost postupů při prevenci praní špinavých peněz,
  • specializované informace z oblasti mezinárodních FATF standardů v boji proti praní špinavých peněz,
  • praxi a zkušenosti v tom, co kontrolní orgány FAÚ a ČNB od systému vnitřních zásad očekávají,

Jelikož je systém vnitřních zásad dokument interního charakteru a obsahuje často také osobní údaje a další citlivé informace, většinou jej společnosti neuveřejňují a nesdílí.

Na co si dát pozor?

Pozor, zákon č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, v účinném znění, zná nejen úmyslný trestný čin "legalizace výnosů z trestné činnosti", ale i jeho nedbalostní formu "legalizace výnosů z trestné činnosti z nedbalosti". V praxi to znamená, že tento trestný čin můžete spáchat, aniž byste si toho byli vědomi (!).

thumbnail-graphic

Systémové řešení: systém vnitřních zásad od AML solutions

Jak je uvedeno výše, centrálním bodem plnění všech AML povinností je tzv. systém vnitřních zásad. Tento obsáhlý interní předpis technické povahy, který musí většina povinných osob obstarat v písemné podobě, schválit jej a uplatňovat v praxi, by měl obsahovat veškeré postupy a opatření nastavené tak, aby bylo pokryto plnění veškerých Vašich AML povinností (včetně kontroly mezinárodních sankcí, pravidelné kontroly politicky exponovaných osob – tzv. PEP – apod.).

V AML solutions se přípravou profesionálních systémů vnitřních zásad dlouhodobě zabýváme. Soustředíme se zejména subjekty střední velikosti v různých oborech podnikání.

Budou-li se Vaši zaměstnanci řídit správně vypracovaným a kvalitním systémem vnitřních zásad od AML solutions, měly by být všechny Vaše AML povinnosti řádně a průkazně splněny, a to bez dodatečných nákladů.

Absence systému vnitřních zásad – riziko neplnění AML povinností

V případě, že povinná osoba nedisponuje systémem vnitřních zásad, významně se zvyšuje riziko, že nebude řádně plnit své AML povinnosti, v důsledku čehož vznikají další sekundární rizika:

  • pokuta až do výše 130 000 000 Kč,
  • podnikání se stává přitažlivé pro „práče peněz“,
  • poškození dobrého jména před klienty a obchodními partnery,
  • tohoto nedostatku může využít konkurence a upozornit úřady,
  • možnost vzniku podezření z napomáhání při praní peněz (buď úmyslného nebo z nedbalosti).

Příklady některých sankcí za nesplnění AML povinností

  • Neprovedení identifikace a kontroly klienta, neuložení údajů po dobu 10 let – pokuta až 10 000 000 Kč. Při závažném, opakovaném nebo soustavném páchání podstatné zvýšení pokuty a/nebo zákaz činnosti,

  • Uzavření obchodu či obchodního vztahu s klientem, kterého se nepodařilo identifikovat – pokuta až 10 000 000 Kč. Při závažném, opakovaném nebo soustavném páchání podstatné zvýšení pokuty a/nebo zákaz činnosti,

  • Neoznámení kontaktní osoby FAÚ v zákonem určených případech – pokuta až 1 000 000 Kč za neoznámení kontaktní osoby, neoznámení změn, anebo opožděné oznámení,

  • Neproškolení zaměstnanců – pokuta až 5 000 000 Kč. Při závažném, opakovaném nebo soustavném páchání podstatné zvýšení pokuty a/nebo zákaz činnosti,

  • Neoznámení podezřelého obchodu – pokuta až 5 000 000 Kč. Při závažném, opakovaném nebo soustavném páchání podstatné zvýšení pokuty a/nebo zákaz činnosti,

  • Nezavedení a nepoužívání preventivních AML/ CFT opatření – pokuta až 5 000 000 Kč,

  • Neurčení pověřené osoby (jednoho z členů statutárního orgánu zodpovědného za AML/CFT činnosti) – pokuta až 1 000 000 Kč. Při závažném, opakovaném nebo soustavném páchání podstatné zvýšení pokuty a/nebo zákaz činnosti,

  • Nevypracování písemného systému vnitřních zásad a hodnocení rizik, nezaslání FAÚ / ČNB ve stanovených případech – pokuta až 1 000 000 Kč za nevypracování, neoznámení změn, neodstranění nedostatků ve stanovené lhůtě nebo nepodání písemné informace o způsobu odstranění nedostatků; za nevypracování hodnocení rizik ve stanoveném rozsahu nebo lhůtě a za jeho neaktualizování,

  • Ignorování nesrovnalosti v evidenci skutečných majitelů – pokuta až 100 000 Kč za neupozornění klienta na nesrovnalost v evidenci. Pokuta až 1 000 000 Kč za neoznámení neodstraněné nesrovnalosti soudu. Pokuta až 200 000 Kč za ignorování pokynu FAÚ neupozorňovat klienta na nesrovnalost, nebo až 1 000 000 Kč, pokud ignorování znemožnilo zajistit výnos z trestné činnosti, anebo umožnilo financování terorismu,

  • Neodložení splnění příkazu klienta – pokuta až 1 000 000 Kč za neodložení o 24 hodin, pokud hrozí nebezpečí, že splněním příkazu by mohlo být zmařeno nebo podstatně ztíženo zajištění výnosu z trestné činnosti nebo prostředků k financování terorismu. Pokuta až 10 000 000 Kč za ignorování příkazu FAÚ k prodloužení odkladu nebo zajištění majetku,

  • Porušení mlčenlivosti povinnou osobou (nebo zaměstnancem povinné osoby) – Pokuta až 200 000 Kč za porušení mlčenlivosti o skutečnostech týkajících se oznámení a šetření podezřelého obchodu a úkonů učiněných FAÚ, nebo až 1 000 000 Kč, pokud porušení znemožnilo zajistit výnos z trestné činnosti, anebo umožnilo financování terorismu.

Objednat systém vnitřních zásad
Services icon

Nezávazná poptávka

Vyplněním údajů a kliknutím tlačítka "Nezávazně poptat" nezávazně poptáte nabídku služeb.

Více informací k přijímání kryptoměn zde.

Prosím, vyberte alespoň jednu službu.

Nezávazně poptat

Ochrana osobních údajů a cookies

Pro lepší výkon používají tyto stránky cookies. Dalším procházením webu vyjadřujete souhlas s jejich používáním. Více informací

Přijmout a zavřít